Allt du behöver veta om Fakturor om du är företagare

Hej och välkommen till Södra Länken – Här hittar du nyttig fakta och information om ekonomi, finans och företagande.

Södra länken logo

Vad är en faktura?

Vad är en faktura, eller en räkning, är vet nog de flesta. Men, naturligtvis kan även faktura beskrivas med en krånglig och invecklad beskrivning, som att den faktiskt är en bokföringsverifikation, ett underlag för momsredovisning och ett skriftligt krav på betalning. Men, för de flesta av oss är en faktura ett brev som kräver att vi betalar en skuld för en vara eller en tjänst. Ett brev som kommer i det välbekanta fönsterkuvertet, och som mycket sällan är välkommen.

För företagaren är fakturan naturligtvis ett effektivt redskap för att få betalt för de varor eller tjänster som levererats, men hantering av fakturor skapar ofta också problem för en företagare. Kanske i synnerhet för det lilla företaget, där hanteringen kan tyckas ta allt för stora resurser i anspråk. Många små företagare är därför mycket tacksamma över de tjänster man idag kan få från exempelvis factoringföretag. Genom att anlita deras tjänster behöver företaget över huvud inte bry sig om faktureringen. Factoringföretaget tar hand om hela hanteringen, från att skicka ut fakturan, bevaka betalningen och skicka ut eventuella påminnelser man kan säga att man säljer rättigheten till sina fakturor till finansbolaget, Qvido är ett bra exempel på ett företag som hjälper dig att sälja dina fakturor. Beroende på hur avtalet ser ut, kan företagaren ofta få ut sin betalning redan innan fakturan är betald, och man sparar på så sätt både pengar och personalresurser. Men, naturligtvis är inte dessa tjänster gratis, så oftast gäller det att väga vinsterna mot den kostnad det innebär.

Vad ska finnas på en faktura

En faktura som skickas ut måste innehålla viss information. För det första måste själva ordet faktura finnas med, så att mottagaren klart och tydligt kan uppfatta att det är just en faktura det handlar om.
Fakturadatum och fakturanummer ska också alltid finnas med. Både säljarens och köparens namn och adress ska finnas med, och namnen ska skrivas ut i sin helhet. I regel godkänns inte förkortningar på en faktura. Företagets organisationsnummer ska finnas på fakturan. En noggrann specifikation om vad fakturan avser, vara eller tjänst som levererats och i vilken mängd eller utsträckning. Numera måste man också ange leveransdatum, och om man inte kan ange ett exakt datum ska istället en period, exempelvis en månad, anges. Alla totalbelopp inom alla skattesatser ska anges, det totala momsbeloppet samt det totala beloppet inklusive moms.

Men, reglerna för hur en faktura ska se ut skiljer sig något beroende på vilken sorts företag det är som ställer ut fakturan, samt hur stort belopp den gäller. För fakturor på belopp under 2000 kr kan det ibland vara tillräckligt med en så kallad förenklad faktura. Det är viktigt att dina fakturor är korrekt utformade om du har tänkt att sälja fakturorna till ett finansbolag.finans

Att följa reglerna och ange all nödvändig information är viktigt. Många företag, som måste redovisa sina betalningar, skickar helt enkelt tillbaka en faktura som inte är korrekt, eftersom de kan gå miste om avdrag eller bidrag om de betalar en faktura med bristfälligt innehåll. Detta gör det extra viktigt för den som har ett företag som ska fakturera, att man sätter sig in i alla regler och bestämmelser, för att inte skapa problem både för det egna företaget och kunden. Som exempel kan nämnas att en del som har enskild firma använder fakturans datum också som fakturanummer, men detta är inte tillåtet. Ett fakturanummer måste alltid vara unikt, och därför måste man lägga till ett löpnummer till datumet, om det ska användas i fakturanumret.

Hur kan man komma undan fakturaavgiften?

När man får en faktura med posten tillkommer ofta också en fakturaavgift utöver det belopp man betalar för varan. Denna avgift tar man ut för hantering och porto, och om man väljer att betala via autogiro, eller med en faktura via e-post, brukar det gå att undvika avgiften. Att välja e-faktura är ett bra alternativ till pappersfakturan. Med e-faktura kan du spara massor av tid, och den är också betydligt snällare mot miljön.

Om du väljer elektroniska fakturor har du alla dina fakturor samlade i din internetbank, och det blir betydligt enklare att ha en samlad överblick. Det förenklar betalningen genom att alla dina kunduppgifter redan är ifyllda, och det enda du behöver göra är att välja konto för betalning, och godkänna betalningen. Du behöver inte hålla reda på en massa papper, utan har all historik samlad på ett och samma ställe. Du blir också aviserad, via e-post eller sms (du väljer själv) när en faktura kommer in. På din internetbank visas också när du har obetalda fakturor, vilket naturligtvis minimerar risken att en räkning glöms bort och orsakar onödiga avgifter och besvär. Eftersom de flesta idag betalar sina fakturor via internetbank är detta en enkel och praktisk lösning, som sparar både tid och miljö.

Leave a Reply